Deze verwerkersovereenkomst geeft uitvoering aan artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (“de AVG”). Ze maakt deel uit van elke Overeenkomst tussen Cashplannr BV, Zeitje 5, 9681 Maarkedal, KBO 0741.779.289 (“de Verwerker”), en de klant die het Bestelformulier ondertekent (“de Verwerkingsverantwoordelijke”). Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de algemene voorwaarden van Cashplannr.
1.1. Deze overeenkomst is van toepassing zodra de Verwerkingsverantwoordelijke een Bestelformulier ondertekent dat ernaar verwijst. Die ondertekening, ook elektronisch, geldt als schriftelijke aanvaarding in de zin van artikel 28.9 AVG.
1.2. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke bij de levering van het Platform en de Implementatie. Contracteert de Verwerkingsverantwoordelijke ook voor Verbonden vennootschappen, dan treedt hij voor hen op en staat hij in voor hun instructies.
1.3. De aard en het doel van de verwerking, de categorieën van betrokkenen en van persoonsgegevens en de duur staan in Bijlage A. Het Bestelformulier kan die beschrijving aanvullen voor de specifieke activiteit van de Verwerkingsverantwoordelijke.
1.4. Deze overeenkomst geldt zolang de Overeenkomst loopt en zolang de Verwerker persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
2.1. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Overeenkomst, de instellingen die de Verwerkingsverantwoordelijke in het Platform kiest en het gebruik van het Platform door zijn Gebruikers gelden als zulke instructie.
2.2. Moet de Verwerker wettelijk een verwerking verrichten buiten die instructies, dan meldt hij dat vooraf aan de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij die wetgeving dat om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2.3. De Verwerker meldt onmiddellijk wanneer een instructie naar zijn oordeel inbreuk maakt op de AVG of op andere regels inzake gegevensbescherming.
2.4. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden en gebruikt ze niet om taalmodellen te trainen. Volledig geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens, waaruit geen betrokkene of klant identificeerbaar is, zijn geen persoonsgegevens; de Verwerker mag ze gebruiken zoals bepaald in artikel 9.3 van de algemene voorwaarden.
3.1. De Verwerker zorgt ervoor dat personen onder zijn gezag die toegang hebben tot de persoonsgegevens, tot vertrouwelijkheid verbonden zijn en enkel toegang krijgen voor zover hun taak dat vereist.
4.1. De Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG. Bijlage B beschrijft de maatregelen op de datum van deze versie.
4.2. De Verwerker mag de maatregelen aanpassen aan de stand van de techniek, op voorwaarde dat het beveiligingsniveau niet daalt.
4.3. De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor het beheer van de accounts van zijn Gebruikers, voor de keuze van sterke wachtwoorden en voor de activering van tweestapsverificatie waar die beschikbaar is.
5.1. De Verwerkingsverantwoordelijke geeft een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Bijlage C bevat de subverwerkers op de datum van deze versie. De Verwerker houdt de actuele lijst bij en bezorgt ze op verzoek.
5.2. De Verwerker meldt de toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste dertig dagen vooraf. Binnen die termijn kan de Verwerkingsverantwoordelijke gemotiveerd bezwaar maken op grond van gegevensbescherming. Partijen zoeken dan te goeder trouw een oplossing. De Verwerker kan onder meer voorstellen om de betrokken functie voor de Verwerkingsverantwoordelijke uit te schakelen of een alternatief te gebruiken. Is er na dertig dagen geen oplossing, dan kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst beëindigen voor het onderdeel dat niet zonder die subverwerker kan worden geleverd, zonder schadevergoeding en met terugbetaling pro rata van de vooruitbetaalde vergoeding voor dat onderdeel.
5.3. De Verwerker legt elke subverwerker bij overeenkomst verplichtingen inzake gegevensbescherming op die in wezen gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst, zoals artikel 28.4 AVG vereist. Hij blijft tegenover de Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor de nakoming door de subverwerker zoals voor zijn eigen handelen, binnen de grenzen van artikel 12.
6.1. De databank en de back-ups van het Platform worden gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
6.2. Persoonsgegevens worden enkel buiten de EER doorgegeven of van daaruit geraadpleegd door de subverwerkers in Bijlage C, op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, met inbegrip van het EU-VS-gegevensprivacykader, of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen waar nodig.
6.3. Voor AI-functies stuurt de Verwerker enkel de gegevens door die nodig zijn voor de betrokken taak. Namen van tegenpartijen, rekeningnummers, e-mailadressen en telefoonnummers worden vooraf gepseudonimiseerd: ze worden vervangen door neutrale aanduidingen. Zolang dat voor een AI-functie niet mogelijk is, staat die functie uit en wordt ze enkel op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke geactiveerd.
6.4. De Verwerker gebruikt voor taalmodellen de zakelijke diensten van de leveranciers, waarbij ingestuurde gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. Op verzoek bezorgt hij een beschrijving van de toegepaste maatregelen. Op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke schakelt hij de AI-functies uit.
7.1. De Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen onder de artikelen 15 tot 22 AVG.
7.2. Ontvangt de Verwerker zo’n verzoek rechtstreeks, dan beantwoordt hij het niet zelf maar bezorgt hij het onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.3. Bijstand die een aanzienlijke inspanning vraagt en niet voortkomt uit een tekortkoming van de Verwerker, kan na voorafgaande raming worden aangerekend aan het dagtarief van het Bestelformulier.
8.1. De Verwerker meldt elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen achtenveertig uur na kennisname, aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
8.2. De melding bevat, voor zover gekend, de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpersoon. Ontbrekende informatie wordt in fasen aangevuld.
8.3. De Verwerkingsverantwoordelijke beslist over de melding aan de toezichthoudende autoriteit en aan de betrokkenen. De Verwerker verleent daarbij redelijke bijstand.
9.1. De Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover hij beschikt, redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit. Artikel 7.3 is van overeenkomstige toepassing.
10.1. De Verwerker stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, in de eerste plaats via documentatie, beschrijvingen van maatregelen en schriftelijke antwoorden op vragen.
10.2. Volstaat die informatie redelijkerwijs niet, dan kan de Verwerkingsverantwoordelijke ten hoogste eenmaal per kalenderjaar een audit laten uitvoeren. Hij meldt dat dertig dagen vooraf. De audit gebeurt tijdens de kantooruren, zonder de werking van de Verwerker onredelijk te verstoren en zonder toegang tot gegevens van andere klanten. Na een inbreuk in verband met persoonsgegevens kan een bijkomende audit plaatsvinden.
10.3. De auditor is geen concurrent van de Verwerker en is tot vertrouwelijkheid gehouden. De Verwerkingsverantwoordelijke draagt de kosten, ook de tijd van de Verwerker aan het dagtarief, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van de Verwerker aantoont.
11.1. Na het einde van de Overeenkomst kan de Verwerkingsverantwoordelijke gedurende dertig dagen een export van de gegevens opvragen in een gangbaar gestructureerd formaat.
11.2. Na die termijn verwijdert de Verwerker de persoonsgegevens uit de productieomgeving binnen negentig dagen. Gegevens in back-ups worden verwijderd volgens de rotatie van de back-ups in Bijlage B, en zijn tot dan niet meer toegankelijk voor gewoon gebruik.
11.3. De Verwerker mag persoonsgegevens langer bewaren voor zover een wettelijke bewaarplicht dat vereist, en uitsluitend voor dat doel.
12.1. De aansprakelijkheid onder deze overeenkomst valt onder de beperkingen van artikel 15 van de algemene voorwaarden. Die beperkingen gelden voor alle vorderingen onder deze overeenkomst en de rest van de Overeenkomst samen. Ze doen geen afbreuk aan de dwingende rechten van betrokkenen onder artikel 82 AVG.
12.2. Bij tegenstrijdigheid heeft deze overeenkomst voorrang op de algemene voorwaarden voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft, behalve voor de aansprakelijkheid, waarvoor artikel 12.1 geldt.
12.3. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. De rechtbanken die bevoegd zijn volgens de algemene voorwaarden, zijn ook bevoegd voor geschillen over deze overeenkomst.
Aard en doel. Het hosten en ter beschikking stellen van een platform voor cashplanning, budgettering en financiële rapportering per vennootschap, per project en voor een groep. Dat omvat het inlezen van gegevens uit Derdensystemen van de Verwerkingsverantwoordelijke, het beheer van gebruikersaccounts, de Implementatie, ondersteuning, AI-functies volgens artikel 6.3, back-ups, beveiliging en herstel.
Categorieën van betrokkenen.
Categorieën van persoonsgegevens.
Bijzondere categorieën. Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen verwerkt. De Verwerkingsverantwoordelijke voert ze niet in het Platform in.
Duur. De duur van de Overeenkomst, gevolgd door de export- en verwijderingstermijnen van artikel 11.
Stand op de datum van deze versie.
| Domein | Maatregel |
|---|---|
| Hosting | De productieomgeving draait bij DigitalOcean in het datacenter te Frankfurt (Duitsland), binnen de EER. De databank draait op een aparte server van de Verwerker in hetzelfde datacenter, enkel bereikbaar vanuit het private netwerk van het Platform en afgeschermd door een firewall. Verbindingen met de databank zijn versleuteld via TLS, met controle van het servercertificaat. |
| Transport | Alle verbindingen met het Platform zijn versleuteld via TLS. Koppelingen met Derdensystemen verlopen over versleutelde verbindingen en via autorisatie in die systemen; de Verwerker bewaart geen wachtwoorden van de Verwerkingsverantwoordelijke voor die systemen. |
| Toegang tot de infrastructuur | Beperkt tot de door de Verwerker aangewezen beheerders, op dit moment de zaakvoerder, uitsluitend via SSH-sleutels; wachtwoordauthenticatie is uitgeschakeld. |
| Toegang binnen het Platform | Rollen voor beheerder, gebruiker en partner. Een Gebruiker ziet enkel de vennootschappen waarvoor hij rechten heeft. Tweestapsverificatie is beschikbaar. |
| Supporttoegang | Medewerkers en onderaannemers van de Verwerker krijgen enkel toegang tot klantomgevingen voor zover hun taak dat vereist en zijn contractueel tot vertrouwelijkheid gehouden. |
| Wachtwoorden | Wachtwoorden van Gebruikers worden gehasht opgeslagen. |
| Back-up en herstel | Dagelijkse automatische back-ups van de databank, bewaard buiten de databankserver en binnen de EER, met afbouwende bewaring: alle back-ups gedurende zeven dagen, daarna één per dag tot zestien dagen, één per week tot acht weken, één per maand tot vier maanden en één per jaar tot twee jaar. Daarnaast maakt DigitalOcean wekelijks een kopie van de volledige databankserver, en is herstel naar een willekeurig tijdstip binnen de laatste zeven dagen mogelijk. Het herstel wordt periodiek getest. |
| Logging | Aanmeldingen en relevante handelingen in het Platform worden gelogd en 180 dagen bewaard. |
| Scheiding van gegevens | Gegevens van elke klant zijn logisch gescheiden per omgeving. |
| Taalmodellen | Enkel de gegevens die nodig zijn voor een specifieke taak gaan naar het taalmodel, na pseudonimisering volgens artikel 6.3. Zakelijke API’s van de leveranciers, zonder training op ingestuurde gegevens. |
| Kwetsbaarheden | Beveiligingsupdates van het besturingssysteem worden automatisch toegepast. Kritieke updates van toepassingsafhankelijkheden worden zo snel mogelijk na publicatie toegepast, andere regelmatig. Een eerste externe penetratietest is in voorbereiding. |
| Incidenten | Beveiligingsincidenten worden geregistreerd, beoordeeld op impact en behandeld volgens artikel 8. |
Stand op de datum van deze versie. Wijzigingen worden meegedeeld volgens artikel 5.2.
| Subverwerker | Dienst | Locatie van de gegevens | Doorgiftemechanisme |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean LLC | Hosting van de applicatie, databank en back-ups | Frankfurt, Duitsland (EER) | Standaardcontractbepalingen of EU-VS-gegevensprivacykader, voor eventuele toegang vanuit de VS |
| OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C. | Taalmodellen voor suggesties, categorisatie en de assistent | EU en VS | Standaardcontractbepalingen of EU-VS-gegevensprivacykader; gegevens vooraf gepseudonimiseerd |
| Anthropic Ireland, Limited / Anthropic PBC | Taalmodellen voor suggesties, categorisatie en de assistent | EU en VS | Standaardcontractbepalingen of EU-VS-gegevensprivacykader; gegevens vooraf gepseudonimiseerd |
| Mailgun Technologies Inc. | Verzending van systeem- en supportberichten | EU | Standaardcontractbepalingen, voor eventuele toegang vanuit de VS |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Foutmonitoring | EU | Standaardcontractbepalingen, voor eventuele toegang vanuit de VS |