Een accurate cashplanning in 5 stappen

Wanneer de cash van uw onderneming op raakt, is dat meestal te wijten aan een onvolmaakte cashplanning, of mogelijk zelfs geen planning. Helaas is dat de oorzaak van de meeste faillissementen. Manueel je cashflow plannen is een uitdaging omdat er heel wat factoren zijn die bepalen hoeveel centen je werkelijk nodig hebt.

De uitdagingen van cashplanning

Een van de problemen met (manuele) kasplanning is dat ondernemers en financiële managers het meestal niet accuraat genoeg vinden. Een correcte begroting vergt immers voldoende informatie, alsook de inspanning om al deze informatie samen te brengen.

Bovendien moet deze informatie periodiek bijgewerkt worden, zodat prognoses kunnen vergeleken worden met zogenaamde actuals, de werkelijke transacties.

De gevolgen van een verkeerde inschatting van de cashflow kunnen ernstig zijn. Bedenk maar wat er gebeurt indien personeel niet op tijd kan betaald worden, maar ook indien te veel geld geleend wordt, of geld ongebruikt wordt en dus niets opbrengt.

Essentieel voor een bedrijf is real-time zicht op de cash die het nodig heeft. Daarom is het slim te voorzien in een systeem dat cashplanning automatiseert.

5 stappen om een accurate kasplanning te garanderen

Communicatie

Het is belangrijk in kaart te brengen welke informatie je nodig hebt en wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is hiervoor. Bespreek dus met de juiste mensen op welke termijn en op welke manier ze je die informatie overbrengen.

Cash flow ≠ omzet

Terwijl omzet een maatstaf is voor sales & marketingdoelstellingen, is cash flow een maatstaf voor liquiditeitenbeheer: money management. Wanneer je een factuur verzendt op 31 januari, zal de cash in de meeste gevallen pas 30 dagen later op de rekening staan – of zelfs misschien pas 45, 60 of 90 dagen later.

Dat kan een belangrijke impact hebben op de middelen die een bedrijf nodig heeft om haar dagelijkse werking te garanderen. Er moet immers steeds voldoende liquide middelen beschikbaar zijn om de korte-termijn-verplichtingen na te komen.

Cash flow is een maatstaf van de geldstromen waar een bedrijf mee te maken krijgt en kan dus, anders dan sales of omzet, ook negatief zijn.

Identificeer de kasstromen

De voorspelling van cash flow is een gedetailleerde blik op de instroom en uitstroom van cash in de onderneming. Om te beginnen kijken we naar hoe veel geld zal binnekomen in de onderneming, over een bepaalde periode. Dit gaat niet over sales of productie, maar wel degelijk over de inkomsten op de rekening.

Uiteraard is het interessant om hier historische data voor te gebruiken. Nochtans is dit mogelijk onvoldoende: het is goed om rekening te houden met macro-economische factoren, zoals een economische crisis, rente, consumentenvertrouwen of andere.

Wat met de betalingstermijnen van klanten? Een goede kasplanning toont wanneer je betaling kan verwachten. Ook prijswijzigingen in je assortiment hebben een impact op je kasplanning.

Mogelijk staat de uitrol van een nieuw product gepland voor het komende semester met een belangrijke impact op de verkoop. Of misschien moet je wel een bepaald product terugroepen. Beide situaties hebben niet alleen impact op de verkoop, maar ook op de kosten van een bedrijf.

Uitgaande transacties plannen houdt in dat je zowel vaste als variabele kosten in rekening brengt. Belangrijk hierbij is om deze te onderscheiden. Kosten zoals bijvoorbeeld personeel, huur en onderhoud kan je met een grote nauwkeurigheid voorspellen.

Variabele kosten hangen af van uw productie en verkopen. Dit zijn handelsgoederen en grondstoffen en transactiekosten, maar ook BTW, seizoensgebonden kosten en loonextra’s zoals vakantiegeld.

Het is net de timing van deze kosten die cruciaal is. Stel dat je €2M in verkopen voorziet voor het tweede kwartaal en dat de kost hiervan €1,2M is. Niet al deze kosten zijn noodzakelijk vooraf te betalen. Zo zal je personeel onmiddellijk moeten betalen, maar mogelijk heb je 90 dagen bij je leverancier.

Ten slotte zijn er de eenmalige kosten of investeringen. Dit kan machinerie zijn, of een nieuwe wagen, opleiding enz. Wanneer u nog onzeker bent over deze kost, kunt u deze best toch plannen, of in een bepaald scenario meenemen.

Meerdere Scenario’s

Het heeft zin om meerdere scenario’s te voorzien bij een kasplanning. Zo kan je bijvoorbeeld een scenario opzetten op basis van twee mogelijke aankoopprijzen bij een leverancier.

Op die manier kan je visueel de impact zien van die variabelen zoals aankoopprijs op de toekomstige cash flow van je onderneming. Indien u erin geslaagd bent deze kasplanning te automatiseren moet het voldoende eenvoudig zijn om zo’n scenario’s op te zetten.

Beheer en publiceer resultaten

Een dynamische cashplanning zorgt ervoor dat je te allen tijde kunt bijstellen. Klanten kunnen later of vroeger betalen, onverwachte uitgaven komen op de proppen of een verwachte verkoop gaat niet door. Maak er dus een punt van om periodiek de actuals aan te vullen.

De nauwkeurigheid van de cash flow forecasting kan een interessante KPI zijn voor de onderneming. Zo kunt u bepalen wat de maximale afwijking van de voorspelling mag zijn om gezond te blijven. Door regelmatig te publiceren en te vergelijken heeft u steeds de touwtjes in handen.

De meeste ondernemingen hebben niet de reserves om zelfs maar een korte liquiditeitscrisis te overleven, dus een accurate cashplanning is essentieel. Met deze rapporten kan je samen met het management team resultaten analyseren en targets bepalen.

Conclusie

Cash flow analyse en forecasting is vitaal voor de onderneming. Het is aangewezen om een planning voor de komende zes maanden tot een jaar te voorzien, waarbij deze regelmatig beheerd en maandelijks gepubliceerd wordt. Dit zorgt ervoor dat je steeds weet hoeveel cash de onderneming zal genereren, maar ook hoeveel cash er nodig is om de groei van het bedrijf te realiseren.

Hoewel voorspellingen wellicht nooit 100% accuraat zullen zijn, is het beheren van cash flow een krachtige gewoonte die je zal helpen de toekomst van de onderneming te voorspellen.

Gebaseerd op ‘5 Keys to Accurate Cash Flow Forecasting’ van cfoselections.com.